Integritetspolicy

Denna policy förklarar hur vi behandlar personuppgifter inom våra globala verksamheter som levererar sök-, konsult- och bedömningstjänster, inklusive hur det påverkar våra webbplatser: 

ksscandinavia.se

Vi är KS Scandinavia AB och representerar företagen som handlar som KS Scandinavia. Ytterligare information om vårt företag finns genom att klicka här.

KS Scandinavia ("vi", "oss") är engagerade i att hålla din information säker och hantera den i enlighet med vårt rättsliga ansvar, enligt de sekretess- och dataskyddslagar som gäller var vi än verkar i världen, samt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) i Europeiska unionen (EU).

Vi håller denna integritetspolicy regelbundet uppdaterad. Denna policy uppdaterades senast i maj 2024. Vänligen granska denna policy regelbundet för eventuella ändringar.

Vem denna policy gäller för

Vi tillhandahåller executive search, bedömnings- och ledarskapstjänster samt tillhandahåller interim managers ("våra tjänster") till ett antal klienter över hela världen. Detaljer om våra tjänster finns någon annanstans på denna webbplats eller de som anges ovan. Denna policy gäller för dig oavsett om du är en kandidat för en av våra klienter, en individ som vi bedömer som anställd hos en av våra klienter, en klient eller om du är en källa eller referens avseende en kandidat eller anställd hos en av våra klienter. Dessutom kommer denna policy att gälla för dig om du deltar i något av våra evenemang eller har prenumererat för att få information om våra tjänster och/eller vårt nyhetsbrev.

För ändamålen med denna policy:

• Kandidat(er) avser en individ som är kandidat, sökande, potentiell kandidat, eller anställd hos en klient;

• Klient(er) avser alla företag, firma, organisationer, myndigheter eller enskilda personer som ger oss i uppdrag att utföra någon av våra tjänster;

• En referens är en person som tillhandahåller en personlig eller arbetsrelaterad referens av en kandidat; och

• En källa är en person som förser oss med information eller underrättelser om en kandidat.

Samling av information

Våra klienter förväntar sig att vi identifierar de bästa individerna för att fylla roller inom deras organisationer. Så, vi behöver forska i system, online-databaser och andra informationskällor, samt prata med många individer. Förutom våra klienter kommer dessa att inkludera referenser och källor för att hjälpa oss att fatta välgrundade beslut.

Vår arbets natur innebär att vi är skyldiga att behandla personuppgifter snabbt, konfidentiellt och ofta utan hänvisning till den registrerade. Därför behandlar vi sådana data i enlighet med dataskyddslagar, regelbundet med hjälp av vårt berättigade intresse när det inte är möjligt eller genomförbart att prata direkt med den registrerade. Utöver detta kommer vi att söka samtycke under de omständigheter som förklaras senare i detta policydokument.

Vi samlar in information från kandidater direkt när du laddar upp ditt CV eller din ansökan via vår karriärsida eller när du skickar detta till oss via e-post eller post. Vi samlar också in information från dig när du talar med en anställd på KS Scandinavia var som helst i världen.

Hur vi använder dina personuppgifter

Kandidat

Vi använder de personuppgifter vi samlar in från dig för ett antal ändamål:

• Bearbetning av jobbansökningar, i samarbete med våra klienter, å vilkas vägnar vi är instruerade att hjälpa till att fylla en ledig tjänst. Detta innebär att om du ansöker om ett specifikt jobb kan vi vidarebefordra dina uppgifter till den relevanta klienten för att gå vidare med ansökan. Som ett resultat kan du få ytterligare direkt korrespondens från dem.

• Vi söker efter relevanta kandidater för konfidentiella rekryteringsuppdrag där vår klient inte initialt nämns. Det innebär att om vi anser att du är lämplig för en specifik roll kan vi vidarebefordra dina grundläggande uppgifter till den relevanta klienten. Om klienten håller med om att du kan vara lämplig kommer vi sedan att diskutera detta mer ingående med dig. Du kan bli intervjuad för rollen av en av våra konsulter. Om du är framgångsrik kan du bli kortlistad för intervju av vår klient. Vid det här tillfället kommer vi att vidarebefordra ytterligare uppgifter till klienten och du kan få ytterligare direkt korrespondens från dem.

• Då och då utför vi kartläggning eller forskningsövningar på uppdrag av våra klienter. Detta görs för att möjliggöra för dem att förstå en specifik marknad. Ibland tillhandahåller vi också kunder med Framstegsrapporter som ger våra klienter en sammanfattning av de personer vi har intervjuat, granskat och utvärderat. Här kan vi inkludera vissa aspekter av dina personuppgifter, men du kommer inte att bli kontaktad av någon tredje part om detta om vi inte först får ditt samtycke.

• För utförandet av ett avtal vi har ingått med dig som individ, troligen en bedömnings- eller coachningsprogram.

• För syftet att övervaka jämlikhet, för att förstå mångfalden i vår sökande-pool, men endast om det är tillåtet enligt tillämplig lagstiftning. (Denna information är anonymiserad och sammanställd).

• För att förbättra den service vi erbjuder. Till exempel kan du bli ombedd att fylla i en av våra online-undersökningar om tillfredsställelse.

• För marknadsföringssyften för att skicka dig information om våra tjänster, nyhetsbrev, evenemang, artiklar och så vidare. Observera att du när som helst kan välja att inte ta emot marknadsföringsmaterial genom att klicka på länken "avsluta prenumeration" längst ner i våra nyhetsbrev eller genom att skriva till oss.

Vi kommer endast att använda din information i enlighet med denna policy, eller där vi är skyldiga enligt lag att lämna ut din information till andra, eller har ditt tillstånd att göra det.

Observera att vi inte är ansvariga för datahanteringsaktiviteterna hos andra, såsom våra klienter.

Klient

Vi kommer att använda klientdata för att utföra våra tjänster till dig och andra legitima affärssyften såsom marknadsföring.

Källa och Referens

Vi kommer att använda käll- och referensdata för att utföra våra tjänster, särskilt för att möjliggöra att vi får dina åsikter om en kandidat. Vi kan också använda denna information för att möjliggöra att vi marknadsför våra tjänster till dig som en potentiell klient. Vi kan också bjuda in dig att bli en kandidat med avseende på tillhandahållandet av våra tjänster.

Typen av personuppgifter vi samlar in och behandlar

I alla fall samlar vi in och behandlar personuppgifter om dig, inklusive ditt namn, adress, telefonnummer och e-postadress.

Kandidat

Om du fortsätter med en jobbansökan, eller om vi rådfrågar dig om en roll, kan det vara nödvändigt för dig att lämna in ytterligare personuppgifter. Till exempel födelsedatum, utbildning och karriärhistorik samt curriculum vitae (CV) eller resume. Ditt CV eller resume kan innehålla arbetslivserfarenhet, utbildning, yrkeskvalifikationer, medlemskap, detaljer om skrivna arbeten, referenser och referenter, bland annat.

Baserat på ditt uttryckliga samtycke kommer vi också att behandla eventuella relevanta psykometriska bedömningar, psykologiska tester eller resultat från sådana bedömningar eller tester.

Då och då kan vi be dig att lämna information relaterad till skyddade egenskaper, såsom din ras eller civilstånd. Vi gör detta för syften med jämlikhetsövervakning och då och då online, men endast om det är godtagbart enligt lokal lagstiftning. Denna information är alltid anonymiserad och sammanställd och kommer inte att avslöjas för tredje part utan ditt specifika samtycke.

Vi kan också samla in personuppgifter från tredjepartsdatabaser och andra offentliga källor (till exempel Linkedin eller XING).

Klient

Utöver grundläggande kontaktinformation kommer vi också att samla in information om din roll och annan information som tillhandahålls till oss av din organisation.

Källa och Referens

Utöver grundläggande kontaktinformation kommer vi också att samla in information om dina meriter som källa, detaljer om din relation/kunskap om en kandidat och dina åsikter om den individen. Denna information kan vi erhålla antingen direkt från dig eller från offentligt tillgänglig information.

Vad vi gör

För vissa roller kan vi publicera en annons som du kan svara på, antingen elektroniskt eller via post. Andra roller kan innebära att en av våra forskare eller konsulter ringer dig för att diskutera detaljerna. Därefter kommer vi antingen att informera dig muntligen om att vi kommer att behandla dina personuppgifter eller skicka dig en Integritetspolicy. Båda kommer att hänvisa dig till denna Integritetspolicy.

Förutom att fylla specifika ledarskapspositioner behandlar vi också personuppgifter när vi genomför marknadsintelligensövningar för att kartlägga särskilda affärssektorer eller funktioner för att hjälpa klienter att förstå den tillgängliga talangen.

Känslig data

Då och då kommer vi att be om ditt samtycke för att behandla personuppgifter avseende vissa specifika och begränsade ändamål. Vi kommer alltid att göra detta innan vi behandlar någon känslig personlig data: ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelser, medlemskap i fackförening, data om hälsa eller sexualliv och sexuell läggning, genetiska och/eller biometriska data. Vi uppmanar dig att inte lämna ut känslig personlig data om det inte specifikt begärs, och vi har ditt samtycke.

Lokala avtal

I vissa länder kommer vi inte att samla in personuppgifter från dig om du inte specifikt har samtyckt till detta. Ditt samtycke kan ges via en elektronisk kryssruta på vår webbplats eller andra elektroniska kanaler, eller via andra liknande åtgärder som krävs enligt lokala lagar om integritet och dataskydd.

Vi kan också tillhandahålla tjänster till våra klienter i vissa länder som innebär bedömning och coachning av deras anställda. Här kommer vi beroende på det specifika uppdraget antingen att behandla dina personuppgifter för att tillgodose de legitima intressen som förföljs av klienten eller agera på deras uppdrag, i enlighet med deras instruktioner. Om våra tjänster inkluderar några psykometriska bedömningar eller psykologiska tester, och vi inte agerar på uppdrag av din arbetsgivare, kommer vi att få ditt specifika samtycke.

På vissa platser tillhandahåller vi tjänster till individer, såsom bedömning och coachning. Här kommer vi att behandla personuppgifter för utförandet av avtalet med dig. Om våra tjänster inkluderar några psykometriska bedömningar eller psykologiska tester kommer vi att få ditt specifika samtycke.

Din rätt att invända och begära radering av dina data

Du är inte skyldig att lämna några personuppgifter till oss. Observera dock att detta kan innebära att vi inte kan överväga dig med avseende på någon av våra tjänster. Kom ihåg att du när som helst kan återkalla eventuellt tidigare givet samtycke. Dessutom har du rätt att be oss att sluta behandla några personuppgifter och att få dem raderade. I dessa omständigheter förbehåller vi oss rätten att behålla grundläggande personuppgifter såsom ditt namn och adress. Detta är för att säkerställa att dina personuppgifter inte behandlas av oss i framtiden.

Observera att inga automatiska beslut, såsom datoriserad kandidatprofilering, fattas på grundval av den information vi samlar in.

Nyhetsbrev och annan kommunikation

Om du vill ta emot ett av våra nyhetsbrev, kommer vi att be dig att lämna oss ditt namn, e-postadress, jobbtitel och nuvarande/föregående arbetsgivarens namn.

När du har angivit att du vill ta emot nyhetsbrev från oss, förutom att skicka dig nyhetsbrevshistorier, kan vi ibland skicka dig bulletiner om våra tjänster eller roller som kan intressera dig.

Du kan avregistrera dig från våra elektroniska marknadsföringsmeddelanden genom att följa instruktionerna för "avregistrera" som ingår i våra kommunikationer. Dessutom kan du ändra dina preferenser och sluta få direktmarknadsföring från oss genom inställningarna för din e-postadress.

Då och då kan vi kontakta dig med uppdateringar om våra tjänster, affärsvillkor eller helt enkelt för att säkerställa att de data vi har är aktuella, relevanta och uppdaterade.

Tillhandahålla information till andra

För att hjälpa oss att driva denna webbplats och tillhandahålla executive search-tjänster eller bedömningstjänster i vissa länder, samarbetar vi nära med betrodda partners som vi behöver dela personuppgifter med. Dessa partners inkluderar:

Andra KS Scandinavia-rekryteringspartners runt om i världen inklusive Fusion Associates och Step Up (Asia) som har skrivit på ett Intra-Group Data Transfer Agreement. Detta gör det möjligt för oss att överföra personuppgifter till våra internationella rekryteringspartners.

Våra klienter, för vilka vi tillhandahåller executive search-tjänster.

Våra klienter, för vilka vi tillhandahåller bedömning och coachning av deras anställda i vissa länder.

Potentiella kunder, där vi kan behöva visa förståelse för en specifik marknad och de personer som arbetar inom den.

Vi delar endast information enligt vad som förväntas enligt denna Integritetspolicy och, när det är lämpligt, begränsar avslöjandet till information i aggregerad form för att undvika eller begränsa identifiering av dig personligen.

När vi delar information med en sådan tredje part kommer du inte att kontaktas av dem, om vi inte har fått ditt tidigare samtycke.

Tredje parter

Vi kan också tillhandahålla information till tredjepartsleverantörer som behandlar information för vår räkning. Detta är för att hjälpa till att driva några av våra interna affärsverksamheter, inklusive e-postdistribution, IT-tjänster och kundtjänst. Som en del av våra avtal med dem krävs dessa tredjeparter att behandla sådana data säkert och endast enligt våra instruktioner.

Din information kan också delas med organisationer belägna någon annanstans i världen. Eftersom deras integritetslagar kanske inte matchar standarderna i ditt hemland, kommer vi bara att överföra data om adekvata skyddsnivåer är på plats för att skydda all information som hålls i det landet, eller om den lokala tjänsteleverantören följer tillämpliga integritetslagar hela tiden.

Där lagkrav kräver det kommer vi att vidta åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som hanteras i andra länder kommer att få åtminstone samma skyddsnivå som i ditt hemland.

Ibland kan vi vara skyldiga att lämna ut information om dig till lagföringsorgan, myndigheter eller tredje parter, enligt ett lagligt krav eller domstolsbeslut. Vi kommer att agera ansvarsfullt och beakta, om möjligt, dina intressen när vi svarar på dessa begäranden.

Om du är oroad över dessa arrangemang för att lämna ut eller dela personuppgifter med tredje parter bör du kontakta oss och be oss att inte behandla dina personuppgifter.

Säkerställa informationens säkerhet

Vi investerar betydande resurser för att skydda dina personuppgifter från förlust, missbruk, obehörig åtkomst, ändring eller avslöjande. Dock kan inget system vara 100 % säkert, och vi kan därför inte hållas ansvariga för obehörig eller oavsiktlig åtkomst som är utanför vår rimliga kontroll.

Information om andra

Om du tillhandahåller oss information om andra personer, som detaljer om en referens eller personlig kontakt, måste du se till att de har godkänt detta. Vi rekommenderar att du behåller en kopia av deras samtycke och ger dem en kopia av, eller länk till, denna Integritetspolicy.

Bevara dina uppgifter

Vi behåller dina personuppgifter så länge som det krävs för att tillhandahålla våra tjänster och i enlighet med lagliga, skattemässiga och redovisningsmässiga krav. När dina personuppgifter inte längre behövs, kommer vi att säkerställa att de förstörs på ett säkert sätt. Om det krävs enligt lag kommer vi att meddela dig när detta har skett.

Åtkomsträttigheter

I vissa jurisdiktioner har du rätt att begära kopior av dina personuppgifter som vi har. Om du anser att någon av dessa data är felaktiga kan du också be oss att korrigera dem. Du kan även ha rätt, under vissa omständigheter, att begära att vi slutar behandla dina personuppgifter. Dessutom har du rätt att begära att vi överför dina personuppgifter till någon du utser för dina egna ändamål.

För att komma i kontakt med oss om något av detta, vänligen kontakta vår Dataskyddsansvarig. Observera att vi kan begära bevis på identitet. Vi kommer att svara på dina begäranden inom den tidsram som gäller i det berörda landet.

I vissa fall, i länder där det är krävt eller tillåtet enligt lag, kan vi kanske inte ge dig åtkomst till vissa av dina personuppgifter. I möjligaste mån kommer vi att meddela dig om anledningen till detta.

Om våra webbplatser

Denna integritetspolicy gäller också för våra webbplatser, där vi behandlar personuppgifter inom och genom denna webbplats samt våra partnerwebbplatser: www.fusionassociates.de, www.fusionassociates.co.uk.

Det primära syftet med våra webbplatser är att tillhandahålla information om de tjänster som erbjuds av KS Scandinavia och konsulter.

Vi använder de personuppgifter vi samlar in från dig på vår webbplats för ytterligare ändamål, såsom att anpassa utseendet och känslan av webbplatsen för att passa personliga preferenser som kan härledas från hur du har använt webbplatsen. (Se avsnitten "Analytics" och "Cookies" för mer information.)

Vi kan lämna ut eller dela personuppgifter med tredje parter enligt ovan för att driva webbplatsen och tillhandahålla våra executive search-tjänster samt bedömningstjänster i vissa länder. Om du är oroad över dessa arrangemang bör du inte använda webbplatsen och kontakta oss för att be oss att inte behandla dina personuppgifter.

Slutligen kan vi också använda dina data för att hjälpa våra klienter att förstå vilka som använder vår webbplats och hur deras lediga tjänster ses.

Uppdatering av ditt konto och dina preferenser

Om du registrerar ett konto hos oss, eller hos en lokal partner som tillhandahåller en jobbansökningsportal på våra vägnar, se till att hålla dina uppgifter uppdaterade och meddela oss eventuella ändringar av dina personuppgifter. Du kan göra detta genom att uppdatera dina användarpreferenser via ditt kontoinlogg eller genom att kontakta oss med hjälp av detaljerna nedan.

Analyser

Vi använder analysverktyg och cookies på denna webbplats för att hjälpa till att leverera våra online-tjänster, identifiera eventuella tjänstefel, förbättra våra tjänster, tillhandahålla innehåll anpassat efter användarnas personliga preferenser och för att övervaka webbplatstrafik och användning.

Dessa verktyg kan tillhandahållas av tredjepartsleverantörer och kan inkludera insamling och spårning av viss data och information om egenskaper och aktiviteter hos besökare på vår webbplats. Vi kan lämna ut data, inklusive personuppgifter, till vissa tredjepartsleverantörer för att få sådana tjänster. För mer information om våra analysleverantörer, se vår Cookies-policy nedan.

Cookies

Cookies är små datorfiler som laddas ner till din enhet när du surfar på webben. De samlar in information om hur du navigerar och använder denna webbplats och den bredare webben. Denna information kan tillåta oss att identifiera dig eller din ungefärliga plats. Cookies hjälper oss också att ge dig en mer personlig upplevelse, som en lokal version av webbplatsen på ett lokalt språk. Informationen från Cookies gör det också möjligt för oss att förbättra våra tjänster. Du kan ta bort och blockera alla Cookies, eller bara vissa typer av Cookies, via inställningarna i din webbläsare. Om du väljer att blockera eller ta bort Cookies kan detta dock påverka webbplatsens funktionalitet.

Vår Cookie Policy finns tillgänglig här.

Tredjeparts webbplatser

Denna policy gäller endast för denna webbplats. Om du hamnar på vår webbplats från andra webbplatser eller går till andra webbplatser från vår webbplats bör du läsa deras separata integritetspolicys.

Klagomålshantering

Om du har klagomål på hur vi har hanterat dina personuppgifter, kontakta oss med hjälp av detaljerna nedan, och vi kommer att undersöka ditt klagomål. Använd samma kontaktuppgifter för att instruera oss att sluta behandla dina personuppgifter.

För att läsa vår integritetspolicy i sin helhet, inklusive vilken information vi kommer att samla in, hur vi använder dina personuppgifter, hur vi lagrar och får åtkomst till dina data, hur vi skyddar data och med vem vi kan dela dina data.

Kontakta oss

Om du har några frågor om denna integritetspolicy, eller vill utöva dina rättigheter avseende dina personuppgifter, kontakta vår Dataskyddsansvarig (DPO) här.